Praca dyplomowa wykonywana jest pod kierunkiem promotora. Promotorem magisterskiej pracy dyplomowej może być nauczyciel akademicki posiadający tytuł naukowy profesora lub stopień naukowy doktora habilitowanego. Dziekan za zgodą rady wydziału może upoważnić do prowadzenia prac magisterskich również doktorów. Promotorem licencjackich i inżynierskich prac dyplomowych powinna być osoba posiadająca, co najmniej stopień naukowy doktora.
Recenzentem pracy dyplomowej powinien być nauczyciel akademicki posiadający tytuł naukowy profesora lub stopień naukowy doktora habilitowanego. Za zgodą rady wydziału recenzentem może być nauczyciel akademicki posiadający stopień naukowy doktora.
Jeżeli promotorem magisterskiej pracy dyplomowej jest doktor, to recenzentem tej pracy powinien być nauczyciel akademicki posiadający tytuł naukowy profesora lub stopień naukowy doktora habilitowanego.
Standardowa objętość pracy licencjackiej lub inżynierskiej wynosi 60-80 stron, a pracy magisterskiej 70-120 stron.
Tematy prac dyplomowych zatwierdza rada wydziału. Student ma prawo do przedstawienia propozycji własnego tematu pracy dyplomowej uwzględniającego jego zainteresowania naukowe i zawodowe.
Praca dyplomowa, powinna składać się z dwóch zasadniczych części: teoretycznej oraz praktycznej. Część teoretyczna prezentuje stan wiedzy i normatywne rozwiązania dotyczące podjętego tematu. Część praktyczna zawiera plan badań, opis ich przebiegu, prezentację wyników oraz wynikające z nich wnioski. Część praktyczną może stanowić również projekt. Objętość części praktycznej powinna wynosić około 50% objętości całej pracy.
W strukturze pracy dyplomowej należy uwzględnić następujące elementy: karta tytułowa, spis treści, wstęp, część teoretyczna, część praktyczna, zakończenie, wykaz literatury, spis tabel, spis rysunków, spis załączników, załączniki.
Zaleca się, aby zasadnicza część pracy dyplomowej obejmowała nie mniej niż 4 rozdziały. Dwa pierwsze stanowią część teoretyczną, a dwa kolejne jej część praktyczną. Preferowanym rozwiązaniem jest dwu lub co najwyżej trójstopniowy podział treści. Każdy rozdział powinien zawierać co najmniej 2-3 podrozdziały (dotyczy również podziału trójstopniowego). Tytuły rozdziałów i podrozdziałów należy ściśle korelować z tematem pracy, przestrzegać logiki ich następstwa oraz zachowywać odpowiednie proporcje między nimi.
Zaleca się, aby wstęp pracy dyplomowej zawierał wyjaśnienia dotyczące m.in. następujących kwestii: cel i zakres pracy, uzasadnienie podjęcia tematu, układ pracy wraz z krótką charakterystyką poszczególnych rozdziałów, określenie poznawczych i praktycznych walorów opracowania. Jeżeli promotor wymaga sformułowania tezy pracy to również powinna być ona przytoczona we wstępie. Standardowa objętość wstępu wynosi od 2 do 4 stron.
Treści czerpane z literatury wymagają wskazywania źródeł, z którego cytat lub ustalenia pochodzą. Materiały będące wtórnymi źródłami informacji, z których student korzysta (książki, czasopisma, biuletyny, źródła internetowe itp.) muszą być wskazane w formie przypisów (odsyłaczy), a następnie w zbiorczym wykazie literatury. Przypisami nazywa się wszelkie objaśnienia i uwagi znajdujące się poza właściwym tekstem pracy, dotyczące poszczególnych jego fragmentów lub literatury źródłowej.
Niedopuszczalne jest zawieranie w pracy dyplomowej plagiatów (łamanie praw autorskich przez przywłaszczenie sobie pomysłu twórczego innych osób). Plagiat podlega sankcjom karnym.
W planie badań wykonywanych na potrzeby pracy dyplomowej, opartych na wywiadach osobistych lub ankietowych, student przedstawia ustalenia dotyczące co najmniej następujących kwestii: problem i cele badania, źródła danych, zastosowana metoda badawcza, zastosowane narzędzie badawcze, miejsce i termin przeprowadzenia badania, respondenci (liczba i rodzaj), sposób komunikowania się z nimi. W przypadku innego rodzaju badań (np. analiza źródeł wtórnych, korzystanie ze specjalistycznej aparatury) struktura planu może ulec zmianie.
Student powinien dysponować materiałami dowodzącymi fakt przeprowadzenia badań dla celów realizowanej pracy dyplomowej (zaświadczenia z przedsiębiorstw, nagrania przeprowadzonych wywiadów, wypełnione przez respondentów ankiety, wykonane przez siebie w badanych organizacjach zdjęcia).
Strona tytułowa pracy dyplomowej powinna zawierać następujące informacje: nazwę uczelni i wydziału na którym odbyto studia, imię i nazwisko autora pracy, tytuł pracy, rodzaj pracy (magisterska, licencjacka, inżynierska), imię i nazwisko promotora oraz jego tytuły i stopnie naukowe, miejsce i rok napisania pracy. Wygląd strony tytułowej przedstawiono w załączniku 2.
Tekst pracy powinien być napisany jednostronnie (w wersji dla dziekanatu dwustronnie) na białym papierze formatu A4 (210×297 mm) czarną czcionką (Times New Roman) o wielkości 12 punktów, zachowując odstęp między wierszami równy 1,5. Niezbędne jest wyrównanie tekstu do lewego i prawego marginesu.
Zaleca się stosowanie marginesów o następujących wymiarach: margines lewy – 35 mm, margines prawy – 20 mm, margines górny – 25 mm, margines dolny – 25 mm.
Poszczególne strony pracy numeruje się, używając liczb arabskich. Numer strony umieszcza się w górnej jej części na środku. Nie numeruje się (ale uwzględnia w kolejności): strony tytułowej, strony z napisem spis treści, stron z tytułami rozdziałów oraz stron zawierających napisy: zakończenie, literatura, spis tabel, spis rysunków, spis załączników, załączniki.
Każdy rozdział pracy powinien rozpoczynać się na nowej stronie. W przypadku podrozdziałów należy zachować ciągłość ich zamieszczania w tekście (na tej samej stronie kończy się dany rozdział i rozpoczyna następny).
Każdy rozdział/podrozdział pracy dyplomowej należy rozpoczynać i kończyć tekstem, a nie np. wyliczeniami, fotografiami, tabelami, rysunkami.
Kolejne ciągi myślowe rozpoczyna się od akapitów. Akapitu nie powinno tworzyć jedno, lecz co najmniej kilka zdań. Przechodząc do następnego akapitu (rozpoczynając nową myśl), przesuwa się pierwszy jego wiersz w prawo o 3 lub 5 znaków (pisze się go z wcięciem).
Tekst pracy nie może zawierać błędów, w tym w szczególności błędów ortograficznych, maszynowych, leksykalnych, składniowych, stylistycznych, merytorycznych.
Tabele i rysunki należy opisywać w pracy dyplomowej w sposób wcześniej przedstawiony. Fotografie opisuje się analogicznie jak tabele i rysunki. Również trzeba podawać źródła ich pochodzenia.
Jeżeli praca zawiera co najmniej kilka tabel, rysunków, fotografii lub załączników, wskazane jest sporządzenie na oddzielnych stronach ich wykazów i zamieszczenie na końcu pracy po spisie literatury.
Niedopuszczanie jest pozostawianie w tekście pracy dyplomowej, np. w dolnej części stron pustych miejsc (z wyjątkiem stron kończących całe podrozdziały).
W pracy napisanej w języku polskim nie należy nadużywać terminów obcojęzycznych. Przed użyciem w tekście obcojęzycznej nazwy należy sprawdzić, czy nie została ona spolszczona. Tylko wówczas, gdy nie istnieje prawidłowy polski odpowiednik zamieszcza się ją w tekście w oryginalnym brzmieniu. Terminy obcojęzyczne można również umieszczać w nawiasach obok terminów polskich.
Praca dyplomowa powinna być starannie oprawiona – prace zawierające nieprawidłowości powstałe w tej fazie, np. niewłaściwa kolejność stron, brak niektórych kart, odwrócone kartki nie będą przyjmowane. Zaleca się umieszczenie na okładce napisów określających jej rodzaj (Praca magisterska, Praca licencjacka, Praca inżynierska).
Praca powinna być sporządzona w trzech egzemplarzach (w celu złożenia w dziekanacie, dla promotora oraz dla recenzenta). Egzemplarz przeznaczony do złożenia w dziekanacie przygotowuje się w specjalny sposób wraz z zapisem cyfrowym.
Praca dyplomowa powinna spełniać wymogi jakości merytorycznej i edytorskiej stawiane tego typu opracowaniom.
Za jakość pracy oraz jej zgodność z kierunkiem studiów i specjalnością w ramach, których jest realizowana odpowiada promotor oraz recenzent.
Promotor oraz recenzent dokonują oceny pracy dyplomowej. Ocenę pracy stanowi średnia arytmetyczna ocen promotora i recenzenta.
Recenzja powinna być wykonana w ciągu 2 tygodni od daty otrzymania pracy dyplomowej. Termin ten może ulec wydłużeniu w przypadku nadzwyczajnych okoliczności, np. wyjazdu recenzenta na konferencję, jego choroby.
Podstawowym warunkiem przystąpienia do sporządzania recenzji jest dysponowanie kompletną, oprawioną pracą dyplomowej.